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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Dokumentenverwaltungssachbearbeiter, der unser Team bei der effizienten Verwaltung, Organisation und Pflege aller unternehmensrelevanten Dokumente unterstützt. In dieser Position sind Sie verantwortlich für die systematische Ablage, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, um einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens sicherzustellen. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt klassifiziert, leicht auffindbar und gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Überwachung von Fristen, die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sowie die Unterstützung bei internen und externen Audits. Sie sind Ansprechpartner für Kollegen bei Fragen zur Dokumentenverwaltung und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung der Ablage- und Archivierungsprozesse bei. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und haben ein ausgeprägtes Organisationstalent. Sie sind sorgfältig, verantwortungsbewusst und arbeiten gerne sowohl eigenständig als auch im Team. Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr Sinn für Diskretion machen Sie zu einem wertvollen Mitglied unseres Unternehmens. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten und einer offenen Unternehmenskultur. Wenn Sie Freude an der Arbeit mit Dokumenten haben und einen wichtigen Beitrag zur Effizienz unseres Unternehmens leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Erfassung, Organisation und Ablage von Dokumenten
- Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen
- Überwachung von Aufbewahrungsfristen
- Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
- Unterstützung bei internen und externen Audits
- Pflege und Aktualisierung des Dokumentenmanagementsystems
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen
- Bearbeitung von Anfragen zur Dokumentenverwaltung
- Verbesserung von Ablage- und Archivierungsprozessen
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Dokumentenverwaltung oder im Büromanagement
- Sicherer Umgang mit MS Office und Dokumentenmanagementsystemen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Kenntnisse im Datenschutz und in der Archivierung
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Eigenständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Dokumentenverwaltung?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Dokumentenmanagementsysteme haben Sie bereits genutzt?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sicher?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Anfragen oder Änderungen?
- Welche Rolle spielt Teamarbeit für Sie?
- Wie bleiben Sie über gesetzliche Änderungen im Bereich Datenschutz informiert?
- Wie gehen Sie mit Fehlern in der Dokumentenablage um?
- Was motiviert Sie in der Arbeit mit Dokumenten?
